Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer

Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
1 
MỤC LỤC 
GIỚI THIỆU......................................................................................................4 U
CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER ...................................................6 
1. Cách khởi động Writer .................................................................................6 
2. Màn hình làm việc của Writer ......................................................................7 
3. Các màn hình thể hiện văn bản ....................................................................8 
4. Tạo một tài liệu mới .....................................................................................9 
5. Lưu tài liệu lên đĩa........................................................................................9 
6. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa .....................................................................11 
7. Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF ...........................................................12 
8. Hiện/ẩn thanh công cụ ................................................................................12 
9. Thay đổi đơn vị tính trên thước..................................................................12 
10. Xem nhiều trang văn bản cùng lúc ...........................................................12 
11. Thoát khỏi môi trường làm việc ...............................................................13 
12. Bài tập.......................................................................................................13 
CHƯƠNG 02: SOẠN THẢO VĂN BẢN ......................................................15 
1. Một số thao tác soạn thảo cơ bản ...............................................................15 
1.1 Nhập văn bản .........................................................................................15 
1.2 Thao tác trên khối văn bản ....................................................................16 
2. Các kỹ năng định dạng văn bản..................................................................18 
2.1 Định dạng ký tự .....................................................................................18 
2.2 Sao chép định dạng................................................................................20 
2.3 Thay đổi định dạng mặc định ................................................................20 
2.4 Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự.................................................20 
2.5 Chọn màu chữ........................................................................................21 
2.6 Tô nền văn bản ......................................................................................22 
3. Định dạng đoạn văn bản.............................................................................24 
3.1 Căn chỉnh lề ...........................................................................................24 
3.2 Thiết lập Bullets and Numbering...........................................................27 
3.3 Thiết lập Tab..........................................................................................30 
3.4 Soạn thảo công thức toán học................................................................32 
3.5 Chia văn bản thành nhiều cột ................................................................33 
3.6 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản .........................................................34 
3.7 Chèn chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản............................35 
3.8 Kiểm tra lỗi chính tả ..............................................................................37 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
3.9 Chức năng đánh dấu sự thay đổi............................................................37 
3.10 Chèn chú ý vào văn bản.......................................................................38 
3.11 Tạo và quản lý các Style......................................................................39 
3.12 Tham khảo chéo...................................................................................45 
4. Tìm kiếm và thay thế văn bản ....................................................................47 
4.1 Tìm kiếm văn bản ..................................................................................47 
4.2 Tìm và thay thế văn bản ........................................................................48 
5. Tính năng AutoCorrect...............................................................................49 
5.1 Thêm một từ viết tắt ..............................................................................49 
5.2 Xoá đi một từ viết tắt .............................................................................50 
5.3 Tính năng hoàn thành từ - Word Completion........................................51 
6. Chèn ký tự đặc biệt.....................................................................................52 
7. Bài tập.........................................................................................................52 
CHƯƠNG 03: BẢNG BIỂU...........................................................................55 U
1. Thực đơn và thanh công cụ về bảng...........................................................55 
2. Tạo bảng mới..............................................................................................57 
3. Một số thao tác trong bảng .........................................................................59 
4. Trình bày nội dung trong bảng ...................................................................64 
5. Vẽ khung và tô nền.....................................................................................65 
6. Chuyển đổi giữa văn bản và bảng ..............................................................66 
7. Tính toán trên bảng.....................................................................................68 
8. Sắp xếp dữ liệu trên bảng ...........................................................................69 
9. Chèn chú thích cho bảng ............................................................................71 
10. Bài tập.......................................................................................................71 
CHƯƠNG 04: ĐỒ HỌA .................................................................................73 
1. Vẽ khối hình đơn giản ................................................................................73 
2. Tạo chữ nghệ thuật .....................................................................................74 
3. Chèn ảnh vào tài liệu ..................................................................................76 
3.1 Chèn ảnh từ một tệp tin .........................................................................76 
3.2 Chèn ảnh từ máy quét (Scanner) ...........................................................77 
3.3 Chèn ảnh từ OpenOffice.org Gallery.....................................................77 
4. Hiệu chỉnh hình ảnh ...................................................................................78 
4.1 Thay đổi kích thước...............................................................................78 
4.2 Di chuyển...............................................................................................78 
4.3 Thay đổi nhanh hình ..............................................................................78 
4.4 Xóa hình ................................................................................................78 
2 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
3 
4.5 Vị trí của hình ảnh đối với văn bản .......................................................78 
5. Tạo các biểu thức, phương trình tính toán..................................................79 
5.1 Tạo biểu thức .........................................................................................79 
5.2 Hiệu chỉnh..............................................................................................80 
5.3 Xóa.........................................................................................................80 
6. Bài tập.........................................................................................................80 
CHƯƠNG 05: IN ẤN ......................................................................................82 
1. Xác lập khổ giấy và hướng in.....................................................................82 
2. Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang........................................................83 
2.1 Thiết lập tiêu đề đầu trang – Header......................................................83 
2.2 Thiết lập tiêu đề cuối trang – Footer......................................................84 
2.3 Chèn thông tin vào tiêu đề đầu trang, cuối trang...................................85 
3. Mục lục tự động..........................................................................................86 
3.1 Tạo mục lục tự động..............................................................................86 
3.2 Xóa một mục lục....................................................................................87 
3.3 Cập nhật một mục lục sau khi thay đổi tiêu đề trong tài liệu ................87 
3.4 Chỉnh sửa mục lục .................................................................................87 
3.5 Tạo liên kết cho mục lục với nội dung trên văn bản .............................88 
4. In ấn............................................................................................................89 
4.1 Xem văn bản trước khi in ......................................................................89 
4.2 In............................................................................................................89 
5. Bài tập.........................................................................................................93 
CHƯƠNG 06: TRỘN TÀI LIỆU...................................................... ... n nút >, xuất hiện hộp hội thoại sau: 
 Hình 76: Hộp hội thoại Data Source Properties 
- Trong hộp Database type chọn Spreadsheet. 
- Nhấn nút >, xuất hiện màn hình sau: 
96 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
97 
Hình 77: Lựa chọn đường dẫn đến cơ sở dữ liệu 
- Nhấn nút > để chọn tệp chứa danh sách khách mời. 
- Nhấn nút > để kiểm tra kết nối. 
- Nhấn nút >, quay lại hộp hội thoại Address Book Data 
Source Wizard. 
Hình 78: Chỉ định các trường muốn xuất hiện trong thư trộn 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
- Nhấn nút > nếu muốn chỉ định các trường sẽ 
được trộn trong thư mời. 
- Nhấn nút >, xuất hiện màn hình sau: 
Hình 79: Đặt tên cơ sở dữ liệu 
- Gõ tên danh sách địa chỉ vào hộp Address book name nếu muốn 
thay đổi. 
- Nhấn nút > để kết thúc việc đăng ký nguồn dữ liệu. 
4. Tạo nội dung thư mời 
Ví dụ: Soạn một thư mời với nội dung như sau: 
Kính gửi: Ông (Bà) 
Địa chỉ: 
- Vào menu File\New\Text Document hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+N. 
98 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
99 
- Vào menu View\Data sources hoặc nhấn phím F4 để hiển thị danh 
sách nguồn dữ liệu đã đăng ký. 
- Tìm đến danh sách nguồn dữ liệu muốn sử dụng như hình sau: 
Hình 80: Cửa sổ nguồn cơ sở dữ liệu 
- Tạo một thư mời với nội dung theo ý bạn. 
Hình 81: Kéo thả các trường cần xuất hiện vào thư trộn 
- Nhấn giữ chuột tại tiêu đề của cột Họ và tên, kéo thả xuống vị trí cần 
thể hiện trên thư trộn. Tiếp tục kéo những trường cần thể hiện trên 
thư cho đến hết. 
- Hoàn thành nội dung thư mời và chuẩn bị in. 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
5. In nội dung thư mời 
Đến đây, bạn có thể in ra những bức thư mời với nội dung giống nhau 
nhưng khác tên người nhận và địa chỉ. 
- Vào menu File\Print, hộp hội thoại sau xuất hiện: 
 Hình 82: Xác nhận có muốn in nội dung thư trộn hay không 
- Nhấn nút >, xuất hiện hộp hội thoại sau: 
Hình 83: Hộp hội thoại Mail Merge 
- Trong khung Records, tích vào All để in tất cả các bản ghi, hoặc 
Selected records để in các bản ghi đã chọn, chọn From để in các bản 
ghi liên tục trong khoảng do bạn nhập vào ô From và To. 
- Nhấn nút >. 
100 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
101 
6. Lưu nội dung thư mời lên đĩa 
- Vào menu File\Save để lưu nội dung thư trộn lên đĩa. 
7. In nhãn trộn thư 
- Vào menu File\New\Labels. 
- Chọn thẻ Options, tích chọn Synchronize contents. 
 Hình 84: Hộp hội thoại Labels – Thẻ Options 
- Chọn thẻ Labels, sau đó chọn Database và Table. 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
 Hình 85: Hộp hội thoại Labels – Thẻ Labels 
- Chọn kiểu nhãn trong mục Brand. 
- Nhấn chuột vào mũi tên bên phải của mục Database field. 
- Chọn trường đầu tiên muốn chèn vào nhãn. 
- Nhấn chuột vào nút mũi tên để chuyển trường vừa chọn sang 
mục Label text. 
- Thiết lập các thông số khác. 
- Nhấn nút >. 
- Vào menu File\Print, xuất hiện hộp hội thoại sau: 
 Hình 86: Thông báo xác nhận in thư trộn 
- Nhấn nút >, xuất hiện hộp hội thoại Mail Merge. 
102 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
103 
 Hình 87: Hộp hội thoại Mail Merge 
- Bạn có thể chọn in tất cả các bản ghi hoặc từng bản ghi cụ thể. Để 
chọn các bản ghi không liên tiếp, giữ phím Ctrl và nhấn chuột để 
chọn từng bản ghi. Để chọn các bản ghi liên tiếp, chọn bản ghi đầu 
tiên rồi di chuyển đến bản ghi cuối cùng, giữ phím Shift và nhấn 
chuột vào bản ghi cuối cùng. 
- Nhấn nút > để thực hiện việc in nhãn. 
8. Bài tập 
- Tạo một danh sách khách hàng tiềm năng khu vực phía bắc gồm các 
trường: Họ và đệm, Tên, Chức vụ, Địa chỉ. 
- Tạo mẫu thư chào hàng cho sản phẩm phần mềm AFF express. 
- Thực hiện việc trộn thư để tạo thư, phong bì thư cho danh sách khách 
hàng tiềm năng nói trên. 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
 PHỤ LỤC: SỰ KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA WRITER 
VÀ WORD 
Tài liệu này tổng hợp những khác biệt khi sử dụng OpenOffice.org 
Writer 3.0 và Microsoft Word (nhiều phiên bản). 
 Xem: 
Word có các cách xem cơ bản sau (dựa trên từng phiên bản): 
- Normal: Là cách xem được đề xuất (bởi Microsoft) để thực 
hiện hầu hết việc gõ và chỉnh sửa. Writer không có cách 
xem tương ứng. 
- Web Layout: Về lý thuyết, cách xem này thể hiện tài liệu 
như khi xem trực tuyến. Cách xem tương ứng trong Writer 
là lựa chọn xem Web Layout. 
- Print Layout: Cách này sẽ thể hiện tài liệu khi nó sẽ được in 
ra. Cách này tương ứng gần nhất với cách xem Print 
Layout trong Writer. 
- Reading Layout: Cách này sẽ thể hiện tài liệu như trang 
sách. Writer không có cách xem tương ứng. 
- Outline: Cách này cho phép bạn làm việc với cấu trúc đề 
mục. Writer có Navigator, sẽ được chi tiết ở phần sau. 
 Thanh trạng thái: 
Thanh trạng thái tương tự như trong Word trừ việc nó không thể 
hiện vị trí hiện thời của con trỏ trên trang (số dòng và số ký tự 
ngang). 
 Navigator: 
Word không có khái niệm tương tự Navigator (Điều hướng). Để 
bắt đầu Navigator, nhấn phím F5 hoặc nhấn chuột vào biểu tượng 
Navigator trên thanh công cụ. 
104 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
105 
 So sánh các phím tắt chính: 
Chức năng Phím tắt trong Word Phím tắt trong Writer 
Gạch dưới các từ 
không dấu cách 
Ctrl+Shift+W Không có tương ứng 
Thay đổi kích cỡ 
phông 
Ctrl+Shift+P Không có tương ứng 
chuẩn 
Từ đồng nghĩa Shift+F7 Ctrl+F7 
Hiển thị/giấu các ký tự 
không in 
Ctrl+Shift+* Ctrl+F10 
Thụt lề Ctrl+M Không có tương ứng 
chuẩn 
Không thụt lề Ctrl+Shift+M Không có tương ứng 
chuẩn 
Chỉ số trên Ctrl+Shift+= Ctrl+Shift+P 
Chỉ số dưới Ctrl+= Ctrl+Shift+B 
Xóa bỏ định dạng ký 
tự 
Ctrl+Spacebar Nhấn chuột phải > 
Default 
Xóa bỏ định dạng 
đoạn văn 
Ctrl+Q Nhấn chuột phải > 
Default 
Nhảy tới điểm chỉnh 
sửa trước đó 
Shift+F5 Cần phải dùng trình nhắc 
trên Điều hướng 
Dịch chuyển đoạn văn 
lên trên 
Không có tương ứng Ctrl+mũi tên đi lên 
Dịch chuyển đoạn văn 
xuống dưới 
Không có tương ứng Ctrl+mũi tên đi xuống 
Tìm kiếm Ctrl+F Ctrl+F 
Thay thế Ctrl+H Ctrl+F 
Bảng 2: Bảng so sánh phím tắt trong Word và Writer 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
 Nhập số và công thức: 
Không giống như Word, các bảng biểu trong Writer có thể hoạt 
động giống các bảng tính hơn. Ví dụ: Các giá trị đã được tính toán 
thay đổi khi dữ liệu được nhập vào (không cần phải lựa chọn và 
nhấn phím F9 để cập nhập các kết quả đã tính như trong Word). 
Cách nhập công thức trong Writer tham khảo phần “Tính toán trên 
bảng” trang 68. 
 Biểu đồ trong Writer: 
Biểu đồ được sao chép từ một bảng tính Calc và được dán vào 
một tài liệu Writer theo mặc định sẽ là một đối tượng nhúng. 
Không giống như thao tác trong Microsoft Office, chỉ có các dữ 
liệu liên quan đến biểu đồ mới được nhúng. Trong Microsoft 
Office việc sao chép và dán một biểu đồ cũng đồng thời nhúng nó, 
nhưng nếu bảng tính Excel có dung lượng 8MB (không hẳn là 
không có thực đối với một bảng tính) thì mỗi biểu đồ được dán 
vào một tài liệu Word sẽ tăng kích cỡ tài liệu Word đó thêm 8MB. 
 Khoảng cách giữa các đoạn và trước ngắt trang: 
Trong Writer, một vài thuộc tính đoạn có cách xử lý khác với 
Word. Cụ thể là: 
- Khoảng cách trên đầu một trang bị bỏ qua. 
- Khoảng cách giữa các đoạn: áp dụng khoảng cách lớn nhất 
ở trên và ở dưới của hai đoạn. 
- Trước ngắt trang: nếu ở đầu một trang, không tạo một trang 
trắng. 
Điều này cho phép sử dụng các kiểu mà không phải áp dụng các 
định dạng đoạn trực tiếp để sửa chữa các vấn đề sau đó. 
 Các thanh đầu trang và cuối trang: 
Phần đỉnh trang khu vực giữa các lề trang và lề đỉnh luôn luôn 
trống, tiếp theo là dòng đầu trang, và sau dòng đầu trang là vùng 
106 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
107 
văn bản chính của trang. Chiều cao tự động cho phép đầu trang 
hoặc cuối trang tăng lên hoặc co lại tùy thuộc vào nội dung của 
chúng. 
Khoảng cách: Xác định khoảng cách giữa đầu trang/cuối trang và 
vùng văn bản chính trên trang. Khoảng cách động cho phép đầu 
trang/cuối trang giãn tới vùng giữa đầu trang/cuối trang và vùng 
văn bản chính. Các lề trái và phải được thụt vào từ các lề trang và 
không thể có giá trị âm. 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
 MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 
Câu 1: 
Tôi có thể dùng OpenOffice.org Writer để mở tệp định dạng mới của 
Microsoft Office Word 2007 (tệp .docx) hay không? 
Trả lời: 
Hoàn toàn có thể. OpenOffice.org 3.0 cho phép bạn mở các tệp định 
dạng mới được tạo ra bởi Microsoft Office 2007, chính vì thế bạn có thể 
dùng chương trình Writer để mở tệp .docx. Cũng tương tự như vậy, bạn 
có thể dùng chương trình Calc để mở tệp .xlsx hay chương trình Impress 
để mở tệp .pptx. 
Câu 2: 
Máy in của tôi không hỗ trợ chế độ in hai mặt, vậy tôi có thể in văn bản 
của mình trên hai mặt giấy được không? 
Trả lời: 
Được. Writer cho phép bạn in văn bản trên hai mặt giấy cho dù máy in 
của bạn có hỗ trợ chế độ này hay không. 
Để in văn bản trên hai mặt giấy, bạn vui lòng xem hướng dẫn chi tiết tại 
mục In nâng cao trang 90. 
Câu 3: 
Writer có tính năng đếm từ hay không? Nếu có, tôi phải làm thế nào để 
biết được văn bản của mình có bao nhiêu từ? 
Trả lời: 
Writer hỗ trợ bạn đếm số trang, số từ, số ký tự, tương tự như Word. Để 
biết văn bản của mình có bao nhiêu trang, từ, ký tự, bạn vào menu 
File\Properties, trên hộp hội thoại Properties chọn thẻ Statistics. 
108 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
109 
 Hình 88: Thống kê số trang, số từ, số ký tự, 
- Number of Pages: Cho biết số trang trong văn bản của bạn. 
- Number of Tables: Cho biết số bảng biểu trong văn bản của bạn. 
- Number of Graphics: Cho biết số đồ thị trong văn bản của bạn. 
- Number of OLE Objects: Cho biết số đối tượng nhúng và liên kết 
trong văn bản của bạn. 
- Number of Paragraphs: Cho biết số đoạn trong văn bản của bạn. 
- Number of Words: Cho biết số từ trong văn bản của bạn. 
- Number of Characters: Cho biết số ký tự trong văn bản của bạn. 
- Number of Lines: Cho biết số dòng trong văn bản của bạn.